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长春工程学院推进网络协同办公实施方案
2019-03-12 13:53  

长春工程学院协同办公自动化系统(以下简称OA系统)是一个基于校园网、覆盖学校各单位(部门)的综合协同办公平台,系统PC端于2018年5月开始运行,移动客户端于2018年6月正式上线运行。OA系统运行以来,在学校日常管理工作中发挥了重要作用。按照学校信息化工作的部署和要求,为进一步推进网上协同办公和在线审批功能,确保OA系统实施工作顺利开展,结合学校实际,制定本方案。

一、指导思想

以实现学校协同办公和审批文档管理自动化、公文流转无纸化、管理决策网络化为目标,以需求为导向,重塑管理工作流程;以建立内部通信平台和信息发布平台为手段,强化信息资源共享,进一步增强工作透明度;以信息技术支持提升管理水平,提高办事效率,形成精简、便捷、高效的网络协同办公工作机制。

二、组织机构

   OA系统推进实施领导小组成员:

 组  长:杨悦新

 副组长:张志杰  于大伟

 成  员:于    史晓峰    许宏年  郭倩含  

   各职能部门负责人

OA系统部署实施工作由信息化建设办公室和党政办公室负责,其他各单位(部门)积极配合,共同完成。

信息化建设办公室是OA系统的项目实施和技术支持部门,负责保障校园网络的畅通和安全,以及系统的调试安装、功能完善、人员培训等技术支持和服务,保障OA系统正常运行。

党政办公室是OA系统的主管部门,是系统公文处理的中枢,负责OA系统推广运行的组织、协调和督办,确保OA系统部署工作有序进行。

各单位(部门)指定1名分管OA系统工作的主要领导,并指定1名OA系统信息员(建议由部门网络信息员担任),主要负责提出OA上线业务需求,明确工作流程,用户信息的维护,指导本单位用户正确使用系统等。

三、总体要求

1.各单位(部门)负责人必须高度重视OA系统部署实施工作,以身作则,带头使用OA系统办公;并带动本单位工作人员使用OA系统,组织好本单位教职工的内部培训,尽快适应网络办公方式,缩短过渡期。

2.各职能部门结合自身的工作实际,均须提出书面表单需求,明晰工作流程,一事一表,提供详细业务流程表单(见样例1)(即纸质办公使用的实际表单)及业务审批流程图(见样例2),提交前须在部门内部进行充分讨论,保证表单内容和流程的合理性和可操作性,最后由部门负责人签字确认,并于2019325日前报送信息化建设办公室(联系人:许宏年 司瑾,联系电话:85711228)。

3.信息化建设办公室根据各职能部门提交的申请表进行归类汇总,结合OA系统功能模块分别建立线上流程,并及时反馈给各职能部门。

四、时间安排

OA系统协同办公推进实施具体时间安排见下表:

阶段

时间

工作内容

负责人或部门

业务需求调研

34-

315

到各职能部门调研

信息化建设办公室

党政办公室

上线业务申报

316-

325

各职能部门按要求申报上线业务并明确工作流程

各职能部门

业务流程

表单制作

326-

415

根据申报内容和流程制作表单和流程

信息化建设办公室

技术培训

416-

420

对各部门OA系统信息员进行系统使用培训

信息化建设办公室

试运行与

信息反馈

421-

430

表单在线试运行,各部门信息员整理、上报反馈意见,调整表单内容及流程

信息化建设办公室

各职能部门

业务流程

上线运行

51

制作的表单正式上线运行,纸质表单停止使用

信息化建设办公室

党政办公室

五、几点说明

1.OA系统上线业务试运行期间学校公文处理,包括各类通知、公告、信息传阅、部门间业务往来、会议室使用、学校党委常委会及校长办公会议题的报送以及各类审批事项等均可通过OA系统处理。

2.OA系统上线业务试运行期间,各单位将系统存在的问题及相应建议及时报送至信息化建设办公室。信息化建设办公室将针对个部门提出的问题和反馈意见对业务流程表单和业务审批流程进行改进完善。

3.OA系统中的正文须使用Word文件格式,不得采用其他文件格式;附件一般采用Word文件格式和扫描的PDF文件格式。

4.学校OA协同系统具有点对点文件传输功能,原则上通过OA协同系统进行校内办公文件传输。

党政办公室  信息化建设办公室  

201936

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